Bestandsmanagement – was ist das?

Ein wichtiger Faktor für eine effiziente und kostenminimale Lagerhaltung ist das Bestandsmanagement. Es gewährt einen Überblick über Lagerbestände und die Güterströme und trägt dazu bei, ein Unternehmen wirtschaftlich zu führen. Ein zu geringer Bestand kann Lieferengpässe und Unzufriedenheit bei den Kunden hervorrufen. Ein zu hoher Bestand ist mit höheren Kosten und Risiken verbunden. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen zum Bestandsmanagement.

 

Definition des Bestandsmanagements

 

Bestandsmanagement ist die Überwachung, Verwaltung und Organisation der gesamten Lagerbestände, zu denen die folgenden nicht kapitalisierten Vermögenswerte gehören:

 

• Rohstoffe
• für die Produktion benötigte Teilerzeugnisse
• zur Auslieferung bereite fertige Produkte

 

Bestandsmanagement wird im Betriebsalltag auch als Bestandskontrolle bezeichnet. Es dient der optimalen Steuerung von Material- und Warenflüssen im Unternehmen.

 

Ziele des Bestandsmanagements

 

Ziel des Bestandsmanagements ist eine Bestandsoptimierung im Lager, verbunden mit der optimalen Nutzung der Ressourcen und Lagerkapazitäten. Kurze Durchlaufzeiten sollen gewährleistet werden, indem Rohstoffe und Produkte nicht lange im Lager liegen und bei Bedarf sofort verfügbar sind. Um Kosten zu minimieren, kommt es auf eine hohe Auslastung an.

 

Eingelagerte Ware bindet betriebliches Personal und verursacht Kosten für die Lagerung. Das in der Ware gebundene Kapital steht nicht zur Begleichung der laufenden Kosten oder für aktuelle Investitionen zur Verfügung.

 

Bestandsmanagement trägt zur Zufriedenheit der Kunden bei. Die Hauptziele müssen miteinander in Einklang gebracht werden:

 

• konstante Lieferfähigkeit
• flexible Lieferzeiten
• niedrige Lagerbestände
• geringe Kapitalbindung

 

Bestandsmanagement ist ein komplexer Prozess. Die Ziele lassen sich in der Praxis nicht vollständig miteinander vereinbaren, da sie von verschiedenen internen und externen Faktoren beeinflusst werden.

 

Herausforderungen des Bestandsmanagements

 

Bestandsmanagement wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören Produzenten, Händler und Zulieferer, aber auch Naturereignisse und politische Entscheidungen. Kommt es zu Lieferengpässen, stehen keine neuen Materialien zur Verfügung. Unternehmen können nicht auf Bestellungen reagieren.

 

Für möglichst hohe Verkaufszahlen werden im Vertrieb hohe Bestände angestrebt. Um die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten, sollten die Lieferzeiten möglichst kurz sein. Im Controlling geht es im Gegensatz dazu um möglichst niedrige Bestände zur Einsparung von Lagerkosten. Da Überbestände kostenintensiv sind, muss eine gute Balance zwischen Über- und Unterbeständen gewährleistet sein. Eine Herausforderung besteht in der Einhaltung kurzer Produktions- und Lieferzeiten.

 

Aufgaben des Bestandsmanagements

 

Die Hauptaufgabe des Bestandsmanagements besteht in der Bestandsoptimierung, die durch die Überwachung und Analyse der Lagerbedingungen gewährleistet wird. Die Ergebnisse der Analyse dienen der Lagerplanung und der Anpassung der Prozessabläufe. Das Bestandsmanagement muss mehrere Aufgaben erfüllen:

 

• Überwachung der Lagerbestände
• Ermittlung von Höchst- und Sicherheitsbeständen
• Bedarfsanalyse und Bedarfsplanung
• Festlegung von Bestellintervallen und Bestellmengen
• Kontrolle der Lagerzeiten und Lagerkosten
• Organisation von Prozessabläufen im Lager
• Abstimmung auf die Prozesse der Intralogistik

 

Die Aufgaben des Bestandsmanagements müssen kontinuierlich durchgeführt werden, um verschiedene Kennzahlen immer im Blick zu haben und schnell darauf zu reagieren. Solche Kennzahlen sind:

 

• Bestandsmenge
• Lagereingänge und Lagerausgänge
• Bestandsdurchschnitt
• Bestellmenge
• Bestellzyklen
• Lagerkosten
• Verfügbarkeitsraten

 

Bestandsmanagement ist Teil des Lieferkettenmanagements, des Supply Chain Managements. Es ist mit verschiedenen Bereichen in einem Unternehmen eng verbunden, vor allem mit Wareneingang, Logistik und Produktion. Abteilungsübergreifende Prozesse können leichter an die veränderten Markt- und Produktionsbedingungen angepasst werden. So ist eine wirtschaftliche und effiziente Lagerführung möglich.

 

Arten des Bestandsmanagements

 

Beim Bestandsmanagement werden verschiedene Arten unterschieden, abhängig davon, welchem Zweck es dient und welche Produkte ein Unternehmen herstellt:

 

• Periodisches Bestandsmanagement: Das periodische Lagersystem dient der Bestandseinschätzung zu Zwecken der Finanzberichterstattung. Die Zählung des Bestands erfolgt in festgelegten Intervallen. Der Bestand wird zu Beginn eines Rechnungslegungszyklus aufgenommen. Neue Bestandskäufe während des Rechnungslegungszyklus werden hinzugefügt. Um die Kosten der verkauften Güter abzuleiten, wird der Bestand beendet.
• Barcode-Bestandsmanagement: Mit dem Barcode enthält jedes von einem Unternehmen verkaufte Produkt eine Zahl, mit der sich mehrere Datenpunkte verbinden lassen. Dazu gehören Produktdimensionen, Gewicht, Lieferant und variable Daten, beispielsweise Lagerbestand.
• RFID-Bestandsmanagement: RFID ist ein Radiofrequenzsystem, das der drahtlosen Übertragung der Identität eines Produkts dient. Jedes Produkt erhält eine eindeutige Seriennummer, mit der es nachverfolgt werden kann und die detaillierte Produktinformationen enthält. Mit einem solchen Lagerverwaltungssystem lässt sich die Effizienz verbessern. Die Bestandssichtverhältnisse werden gesteigert. Wareneingänge werden automatisch aufgenommen, die Bereitstellung wird gesichert.

 

Instrumente des Lagerbestandsmanagements

 

Das Bestandsmanagement bedient sich zur effizienten Durchführung seiner Aufgaben verschiedener Hilfsmittel:

 

• Kontinuierliche Aufzeichnung aller Lagerbewegungen: Die kontinuierliche Aufzeichnung aller Lagerbewegungen ist Teil der exakten Bestands- und Lagerbuchführung und das wichtigste Verfahren im Bestandsmanagement. Bei einer Inventur werden alle Lagergüter erfasst. Anhand festgelegter Artikelstämme erhalten die Lagerbestände eine eindeutige Artikelnummer und werden katalogisiert. Die Ist-Bestände und die Zusammenhänge der aktuellen Kennzahlen lassen sich damit leichter erfassen.
• Manuelle und digitale Lösungen: Unternehmen nutzen sowohl manuelle als auch digitale Lösungen, um die Bestandszahlen zu erfassen und aufzuzeichnen. Solche Prozesse laufen in großen Logistik- und Produktionsunternehmen zumeist automatisiert ab. Die Artikel verfügen über einen digital lesbaren Code in Form eines Barcodes, QR-Codes oder RFID-Chips. Der Code wird bei der Kommissionierung mit einem tragbaren Lesegerät oder automatisch erfasst und in Echtzeit an die Software für die Erfassung von Warenein- und -ausgängen übertragen. Jederzeit sind korrekte Bestandszahlen für die Lagerbuchhaltung verfügbar.
• Handschriftliche Erfassung und manuelle Verbuchung: In kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) ist noch nicht immer ein hoher Automatisierungsgrad erreicht, sodass die Warenbewegungen noch handschriftlich erfasst und manuell in das System eingepflegt werden. Um eine erfolgreiche Bestandskontrolle zu gewährleisten, muss die Übertragung sorgfältig und zeitnah erfolgen. Wichtige Voraussetzungen sind ein geschlossenes Lager und eine gute Lagerorganisation. Unbemerkte Entnahmen müssen ausgeschlossen werden. Die Aufzeichnung aller Warenein- und -ausgänge muss lückenlos erfolgen.

 

Bestandsmanagement als Prozess

 

Das Bestandsmanagement ist ein komplexer Prozess, der eine Analyse aller Lagergüter entsprechend ihres wirtschaftlichen Werts erfordert. Hinsichtlich ihres Wertanteils und des Bedarfs- bzw. Verbrauchsverlaufs werden die Güter im Rahmen einer ABC-Analyse untersucht:

 

• A für hohe Priorität
• B für mittlere Priorität
• C für niedrige Priorität

 

Für alle diese Warengruppen werden die wirtschaftlich sinnvollen Mengen, Bestellintervalle und Lagerplätze festgelegt. Das erfolgt für jede Warengruppe in drei Schritten:

 

Bedarfsplanung

 

Die Bedarfsplanung dient der Ermittlung des zukünftigen Bedarfs an einer Ware. Dabei werden die programmgebundene und die verbrauchsgebundene Bestandsplanung unterschieden. Die Basis der programmgebundenen Bestandsplanung sind konkrete Kundenaufträge oder Produktionsprogramme. Die verbrauchsgebundene Planung basiert auf dem periodisierten Verbrauch in der Vergangenheit, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen.

 

Bestandsplanung

 

Die Bestandsplanung dient der Sicherung der benötigten Bestände bei einem reduzierten durchschnittlichen Lagerbestand. Im Hinblick auf verschiedene Zulieferer- und Nachfrageprozesse muss der optimale Sicherheitsbestand ermittelt werden. Höchstbestände dürfen aufgrund von Lagerrestriktionen nicht überschritten werden und sind zu berücksichtigen, um den effektiven Lagerbestand zu ermitteln. Bei der Bestandsplanung werden verschiedene Bestände unterschieden:

 

• Lagerbestand als der gesamte im Lager verfügbare Bestand
• Höchstbestand als Begrenzung der einzelnen Artikel im Lager, abhängig von der Belegung und den damit verbundenen Kosten
• Sicherheitsbestand als zusätzlicher Puffer zur Reaktion auf Schwankungen und zur Vermeidung von Engpässen
• Meldebestand als Information über Bestände, die aufgefüllt werden müssen

 

Beschaffungsplanung

 

Die Beschaffungsplanung legt die Zeitpunkte und die zeitlichen Abstände fest, in denen Waren beschafft werden müssen. Der Bestellzeitpunkt ist abhängig von der Charakteristik der Waren.

 

Mehr Effizienz im Bestandsmanagement

 

Das digitale Zeitalter vereinfacht das Bestandsmanagement und ermöglicht mehr Effizienz. Künftig werden verschiedene Softwarelösungen angewendet, die einen besseren Überblick über die Bestände und die Warenbewegungen gewährleisten. Codes an den verschiedenen Waren, die automatisch lesbar sind, erleichtern das Bestandsmanagement, da sie es zuverlässiger machen und Zeit sparen.

 

Das Bestandsmanagement kann in größeren Unternehmen mithilfe von Künstlicher Intelligenz erfolgen. Die Bestandsüberwachung wird genauer, Materialverschwendung wird vermieden. Beim Internet der Dinge (IoT, Internet of Things) gewährleisten Sensoren Einblicke in den Lagerstatus. Auch die Blockchain, die bei verschiedenen Kryptowährungen die Basis bildet, könnte künftig als digitales Journal die Aufzeichnung von Transaktionen ermöglichen. Der Vorteil besteht darin, dass die Blockchain nicht manipulierbar ist.